Functievorming en functievastlegging

Inleiding
Functievorming en functievastlegging zijn in ontwikkeling. Het traditionele ‘structureren in individuele functies en vastleggen in functiebeschrijvingen’ blijkt de laatste jaren voor veel organisaties niet meer toereikend. Zij vragen om een flexibele inrichting van taken die is afgestemd op de behoeften van de organisatie, de managers en de medewerkers. Dit vraagt om een nieuw type beschrijvingen. Daarnaast moeten deze nieuwe beschrijvingen aansluiten op andere HRM-instrumenten.

Daarom hebben wij een aanpak ontwikkeld die aansluit bij de wens van de opdrachtgevers om meer flexibiliteit en modernere instrumenten te verkrijgen voor functievorming en functievastlegging. Natuurlijk nemen wij voor elke klant de specifieke problematiek in onze aanpak mee en leveren wij maatwerk. Wij hebben inmiddels een uitgebreide ervaring met de ontwikkeling en de begeleiding van de implementatie van dergelijke instrumenten. Mede op basis van deze praktijkervaring hebben wij, naast de bestaande dienstverlening op het gebied van functiebeschrijven en -waarderen, andere manieren ontwikkeld voor functievorming en functievastlegging.

De keuze van het instrument
Afhankelijk van hetgeen uw organisatie beoogt/uw organisatie wil, kunt u verschillende instrumenten aanwenden om functies in te richten, de inhoud van takenpakketten vast te leggen en te waarderen. U kunt denken aan (een combinatie van) standaardfuncties, functiefamilies of een functiestramien, bouwstenen, outputbeschrijvingen en functiematrices.
Voor een verantwoorde keuze houdt u aan de ene kant rekening met de gewenste flexibiliteit en aan de andere kant met de mate van standaardisatie/beheer(-sing) die u nastreeft. Het is daarbij eveneens van belang een koppeling te maken met het functiewaarderingssysteem dat u hanteert.

Inrichting van het instrument
Nadat u voor het gewenste instrument hebt gekozen, volgen nog twee andere besluiten. Het eerste is de keuze voor een format: in welke vorm wilt u de taken/output vastleggen. Voor het tweede besluit is het van belang dat u stilstaat bij de vraag op welke manier het instrument voldoende kan aansluiten op de werkprocessen en een adequate dekking kan bieden voor de taken die worden uitgevoerd en/of de resultaten die moeten worden bereikt. Dit geldt niet alleen voor de taken die de organisatie op dit moment heeft, maar nadrukkelijk ook voor taken die in toekomst moeten worden uitgevoerd. Bij de inrichting van het instrument is het dus belangrijk om te kiezen voor vorm en inhoud, die voldoende flexibiliteit biedt en die niet volledig wordt ingegeven door de - huidige - organisatiestructuur.

Ontwerpen van het instrument
Nadat vorm en inhoud zijn bepaald, dient het instrument concreet te worden ingevuld (bijvoorbeeld een functiefamilie Management). Voor de uiteindelijke acceptatie en een juist gebruik vinden wij het onontbeerlijk dat managers en medewerkers worden betrokken bij het maken van het instrument en worden geleerd om daarmee om te gaan.

Implementatie van het instrument
Nadat het instrument is goedgekeurd, volgt het gebruik op de werkvloer. Voor een succesvol resultaat dient de implementatie te worden voorbereid en begeleid, bij voorkeur vanuit een centraal punt in de organisatie.

Meer informatie over functievorming en functievastlegging?

Mail ons als u onze brochure ‘Flexibele functievorming en functievastlegging’ wilt ontvangen of download hem met behulp van de knop brochures.

Neem voor een nadere mondelinge toelichting telefonisch of via e-mail contact op met Inge van der Baars (ib@bvsadvies.nl) of kantoor (071 - 568 00 77 of kantoor@bvsadvies.nl).