Flexibele formaties

Inleiding
De laatste jaren staan in het teken van de flexibilisering. Managers hebben behoefte aan instrumenten waarmee ze hun organisatie op flexibele wijze kunnen inrichten en besturen. De Bouwsteenmethode is zo’n instrument. Met behulp van deze methode kan de manager de functie optimaal laten aansluiten op de bij de medewerker aanwezige competenties. Met de bouwsteenmethode kunnen namelijk functies op flexibele wijze worden gevormd en vastgelegd. Door het instrument worden de flexibele inzet en mobiliteit van het personeel bevorderd (taakroulatie) en is het management in staat op een betrekkelijk eenvoudige wijze, zelf (praktijk)functies samen te stellen op verschillende niveaus.

De bouwsteenmethode

Bouwstenen
Bouwstenen zijn binnen deze methode clusters van samenhangende taken/activiteiten/werkresultaten. Een volledig taakveld (bijv. ICT of managementondersteuning) kan worden gezien als een blokkendoos. De bouwstenen zijn dan de verschillende blokken in de doos. Door verschillende blokken bij elkaar te voegen, ontstaat er structuur binnen de doos en komen (praktijk)functies ('rollen') tot stand. Afhankelijk van de ontwikkeling in het 'kennen' en 'kunnen' van de medewerker en van het werk dat op een afdeling/unit moet worden gedaan, kunnen de blokken op verschillende manieren worden geclusterd. Daarmee kunnen de (praktijk)functies ('rollen') voortdurend evolueren. Er is sprake van een continu proces van aanpassing en ontwikkeling. De organisatie wordt hierdoor flexibel en is in staat adequaat in te spelen op een flexibel werkaanbod.
De bouwstenen kennen een dusdanige opbouw dat direct een overzicht aanwezig is van het type werk dat bij een bouwsteen behoort (ze vertonen namelijk een samenhang naar aard van de werkzaamheden en naar aard van het werkgebied). Binnen de algemene typering van een bouwsteen vindt een nadere uitwerking plaats van bij elkaar horende taken/activiteiten met de daarbij behorende indelingsniveaus (ze worden trapsgewijs opgebouwd).

Functies
Aan de bouwstenen zijn ook de voor de uitvoering van de desbetreffende taken/activiteiten benodigde competenties (kennis, ervaring, gedragskenmerken en vaardigheden) gekoppeld. Binnen een bouwsteen wordt per niveau gespecificeerd welke competenties benodigd zijn voor de uitvoering van de bij dat niveau omschreven resultaatgebieden/kerntaken.
Een functie ('rol') wordt opgebouwd uit één of meer bouwstenen op een bepaald niveau. Langs deze weg kunnen door de managers in de praktijk voorkomende (feitelijk opgedragen) functies worden samengesteld uit één of meerdere van deze bouwstenen. Het betreft hier een interactief proces waar ook de medewerker nauw bij betrokken is/kan zijn. De bouwsteenmethode gaat er namelijk van uit dat enerzijds de organisatie zo doelmatig en transparant mogelijk wordt ingericht, maar dat anderzijds optimaal gebruik wordt gemaakt van de (beschikbare dan wel te ontwikkelen) kennis en competenties van de individuele medewerker.
1 Ingang: organisatie
De bouwstenen kunnen worden gebruikt als middel om op een transparante wijze functies samen te stellen. De doelmatigheid van de organisatie en van de daarbinnen uit te voeren taken staan daarbij centraal.
2 Ingang: medewerker
Ook kunnen de capaciteiten van de individuele medewerkers als 'ingang' fungeren. Bij het bepalen van de functie-inhoud van een medewerker wordt uitgegaan van de aanwezige dan wel te ontwikkelen capaciteiten en het niveau van functioneren van de individuele medewerker. De medewerkers krijgen dan op hun capaciteiten toegesneden (= 'op hun lijf geschreven') bouwstenen en kerntaken toegewezen.
3 Ingang: wisselwerking organisatie-medewerker
Om optimaal gebruik te maken van de bouwsteenmethode is het raadzaam om uit te gaan van een wisselwerking tussen de organisatie en de medewerkers. Binnen de organisatie moet een aantal taken worden uitgevoerd en dit moet gebeuren met daarvoor geschikte medewerkers. Door reeds bij het doorstructureren van de taakopdracht van de organisatie naar functies in voldoende mate rekening te houden met de beschikbare capaciteiten en het aanwezige niveau van opereren van de aanwezige medewerkers kan een goed werkbare en snel operationele functiestructuur worden gecreëerd.

Gebruik van de bouwsteenmethode voor organisatieontwikkeling
De bouwsteenmethode kan ook worden gebruikt voor het faciliteren van mobiliteit en loopbaanontwikkeling binnen een organisatie. P&O kan in dat geval nagaan welke (kerntaken binnen de) bouwstenen eventueel kunnen rouleren. In de praktijk betekent dit dat bouwstenen en kerntaken van de ene medewerker worden verschoven naar een andere medewerker en dat de eerste medewerker daarvoor andere kerntaken terugkrijgt. Op deze wijze wordt het mogelijk om voor iedere medewerker geleidelijk een verschuiving van de werkzaamheden te realiseren. Zo kan iedereen in aanraking komen met werkzaamheden die hij of zij nog niet eerder gedaan heeft (taakverbreding, taakverruiming).
Horizontale mobiliteit wordt bereikt door het schuiven met kerntaken van gelijk niveau. Verticale mobiliteit wordt bereikt door een medewerker kerntaken op een hoger niveau op te dragen. Om min of meer homogene functies te houden zal er echter in principe niet meer dan één niveau verschil kunnen bestaan.

Meer informatie over de bouwsteenmethode?
Mail ons als u onze brochure ‘Maatwerk en matching: de Bouwsteenmethode’ wilt ontvangen of download hem met behulp van de knop brochures.

Neem voor een nadere mondelinge toelichting telefonisch of via e-mail contact op met René van den Berg (rb@bvsadvies.nl) of kantoor (071 - 568 00 77 of kantoor@bvsadvies.nl).